Stikkord: offentlig sektor

Andrea Tomine Breilid og Rebecka Lauvrak Fredriksen (tidligere masterstudenter og vitenskapelige assistenter) har med veiledning fra prosjektleder Arne Isaksen og prosjektmedlem Jan Ole Rypestøl utarbeidet en rapport om bruk av digitale verktøy i kommunal helsesektor under Covid-19 pandemien. Bakgrunnen for rapporten var at Senter for e-helse ved UiA kom med en forespørsel om en rapport som skulle undersøke hva som påvirket fire Sørlandskommuner i deres beslutninger om hvorvidt de ville ta i bruk digital hjemmeoppfølging av Covid-19 pasienter med appen Digital Hands. Les rapportens sammendrag under, eller last ned rapporten i sin helhet nederst i innlegget.

Forhold som påvirker kommuners beslutninger om bruk av innovasjoner i krisesituasjoner: En multicasestudie av fire sørlandskommuner

Bakgrunnen for studien var en forespørsel fra senter for e-helse ved UiA om å undersøke hvorfor de fire Sørlandskommunene, Kristiansand, Arendal, Farsund og Vennesla har respondert ulikt når det gjelder bruk og ikke-bruk av digital hjemmeoppfølging av Covid-19 pasienter med appen Digital Hands under covid-19 pandemien.

Formålet med var å studere ulik beslutning i de fire kommunene og generelt å forstå mer rundt hva som påvirker beslutningstaking omkring implementering av innovasjon i kommuner i en krisesituasjon. Med utgangspunkt i teori, utviklet vi et analytisk rammeverk. Hensikten med dette rammeverket er å bidra til å besvare det overordnede forskerspørsmålet: «Hvilke forhold er med å påvirke en kommunes beslutninger om bruk av ny innovasjon i en krisesituasjon?». Vi utforsket dette spørsmålet først teoretisk, og teorien peker på tre hovedelementer som særlig viktige påvirkningsfaktorer for spørsmål om implementering av innovasjon. Dette er ytre forhold, innovasjonsbagasje og antagelser om fremtiden. Mens innovasjonsbagasjen inkluderer historisk skapte forhold, favner ‘ytre forhold’ eksterne forhold i nåtid. Til slutt fremhever teorien at også aktørenes forventninger om fremtiden vil påvirke beslutningen i dag.

Innovasjonsbagasjen er en samlebetegnelse for elementer fra historien identifisert gjennom en kommunes nåværende ressurser og kapabiliteter. Disse opparbeidede kapabilitetene og ressursene skaper muligheter, men setter også begrensninger, og de påvirker dermed beslutningen om å ta i bruk ny innovasjon. Det andre elementet i rammeverket er ytre forhold i konteksten (f.eks. uforutsette eller planlagte forhold og situasjoner) som ikke har sammenheng med innovasjonsbagasjen, men som er noe som skjer i nåtiden og som påvirker beslutningen. Til sist påvirker også antagelser om fremtiden beslutningen om å implementere innovasjoner i organisasjonen. Slike antagelser kan inkludere f.eks. forventninger om fremtidige forhold og situasjoner, eller antagelser om hvordan ressursene og kapabilitetene utvikler seg over tid. Det er her viktig å påpeke at antagelser om fremtiden også påvirkes av en kommunes akkumulerte innovasjonsbagasje og/eller ytre forhold.

Det analytiske rammeverket foreslår at de tre nevnte hovedelementene vil påvirke selve beslutningen om implementering og at dette igjen vil påvirke endring i ressurser (ressursmodifisering) som til slutt kan føre til læring i en organisasjon. Resultatet av en slik læringsprosess er at eksisterende innovasjonsbagasje endres og at organisasjonen da er annerledes rustet til å møte fremtidige utfordringer enn hva den var før prosessen startet. På den måten kan beslutning, ressursendring, og nytt grunnlag for beslutninger ansees som en sirkulær prosess.

Med utgangspunkt i det teoretiske rammeverket, undersøkte studien hva som har påvirket beslutningen om å ta i bruk (event ikke ta i bruk) innovasjonen Digital Hands hos fire Sørlandskommuner under pandemien. Disse kommunene er Kristiansand, Arendal, Farsund og Vennesla. Studien søkte svar på tre empiriske forhold.  Dette er 1) hvilke forhold som er med å påvirke en kommunes beslutning om bruk eller ikke bruk av en innovasjon, her blir særlig innovasjonsbagasje, ytre forhold og antagelser om fremtid undersøkt. 2) i hvilken grad og på hvilken måte beslutningen om å takke ja/nei til løsningen har medført ressursendringer i kommunen, samt 3) hvilken lærdom kommunene sitter igjen med av den beslutningen som ble tatt.

For å kaste lys over disse forholdene intervjuet vi 12 informanter som hadde sentrale roller i utviklingen av innovasjonen, distribueringen av innovasjonen, og beslutningen om bruk eller ikke bruk av innovasjonen i kommunene

Resultatet fra studien viser at innovasjonsbagasjens elementer (ressurser og kapabiliteter) i stor grad påvirket beslutning om å ta i bruk (eller ikke ta i bruk) Digital Hands i dette tilfellet. Ressursen organisering og styring, samt kunnskap og erfaring var særlig sentrale faktorer som påvirket beslutningen. Videre viste undersøkelsen at ytre forhold slik som smittetrykk og press på kommunene i noen grad hadde påvirkning på beslutning en. I denne undersøkelsen viser analysen at antagelser om fremtiden i liten grad hadde innflytelse på beslutningen.

Videre kom det også frem at kommuner som var godt rigget og allerede hadde mange ressurser på plass som passet for innovasjonen, i dette tilfellet Arendal og Farsund , valgte å ta i bruk innovasjonen fordi det var relativt lite ressurskrevende. Motsetningen til Arendal og Farsund var Kristiansand og Vennesla, som i mindre grad var rigget for å kunne implementere denne typen innovasjon på grunn av organisatoriske forhold og mangel på erfaring rundt akkurat en slik tjeneste. Funnene tyder på at jo mer ressurser en kommune trenger å oppgradere (radikale endringer) for å ta i bruk en innovasjon, desto større er barrierene for å ta i bruk innovasjon. I vårt eksempel var barrieren først og fremst knyttet til forstyrrelser som skapes i organisasjonen. Slike forstyrrelser skyver kostnaden ved å ta i bruk innovasjon opp og dermed øker samlet risiko.

Funnene i dette caset støtter antagelsen om at en kommunes innovasjonsbagasje både kan støtte og hemme implementering av innovasjoner.

Det kommer også frem at metoden betegnet som bricolage kan være et nyttig verktøy for innovasjon, dvs. ta vare på ideer og initiativ til (inkrementelle) innovasjoner fra medarbeidere på mange nivåer og beslutning der det er mulig på lavt nivå i organisasjoner. Metoden fremhever også viktigheten av å legge til rette for organisatorisk læring fra innovasjonsprosjekter gjennom f.eks. å utarbeide en innovasjonsmanual, om hvordan innovasjoner nedenfra og ovenfra skal behandles i kommunen.

Studien viste at de to kommunene som valgte å ta i bruk innovasjonen, Farsund og Arendal, satt igjen med en lærdom etter beslutningen. Farsund kommune har forankret kunnskapen i organisatoriske planer utenfor enkeltindivider, mens Arendal kommune har mye av kunnskapen iboende i de ansatte som har jobbet med innovasjonen. Det analytiske rammeverket viser at denne kunnskapen lagres i en oppdatert innovasjonsbagasje og vil videre påvirke og sette føringer for nye beslutninger.

Det analytiske rammeverket i studien tar utgangspunkt i en rekke teorier og ble brukt som en «linse» for analysen. Vi opplever at denne modellen er et nyttig verktøy for å samle inn og analysere data, samt å oppnå en bedre forståelse rundt hva som påvirker beslutninger i en kommune i en krisesituasjon. Videre studier kan undersøke relevansen av konseptet innovasjonsbagasje og om det analytiske rammeverket har relevans for andre innovasjoner, kontekster, kommuner eller virksomheter.

Rapporten kan lastes ned og leses i sin helhet her: